一、常用公文种类
（一）议案
适用于人事劳动和社会保障局以人民政府名义按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（二）决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）通告
适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（四）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（五）通报
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。
（六）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（七）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（八）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（九）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十一）会议纪要
适用于记载或通知会议情况和决定事项。
二、公文格式
（一）人事劳动和社会保障局的公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发份数（页数）和印发日期等部分组成。
1.涉及国家秘密的公文应当分别标明密级（秘密、机密、绝密）和保密期限。保密期限应视公文内容而定。具体写法为：“密级★保密期限”。绝密、机密级公文还应当标明份数序号。
2.紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
3.发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
4.发文字号包括机关代号、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
5.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容、公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
6.主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。
7.公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。草拟公文时，应当将附件顺序和名称填写在文头纸的“附件”栏内。转发性公文不应将被转发部分按附件处理。
8.公文除“会议纪要”和电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
9.成文日期，以签发机关负责人签发的日期为准；联合行文和会签文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。会议纪要使用会议结束的日期。
10.会议通过的文件，应当在标题之下正文之上注明会议名称和通过日期。
11.公文如有附注（需要注明的其他事项），应当加括号标注。
12.公文应当标注主题词。一份公文的主题词，不得超过6个。
13.抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，填写抄送机关时，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关较多的，应依上级机关、平级机关、下级机关次序排列；同一层次的按党、政、军、群顺序排列。
14.文字从左至右横写、横排。少数民族文字从其习惯。
（二）公文中各组成部分的标识规定，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
（三）公文用纸一般采用国际标准A4型（210毫米×297毫米）。左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
三、行文规则
（一）行文应当确有必要，注重效用。
（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
（三）除上级领导个人直接交办的事项外，上报的“请示”、“意见”和“报告”，原则上不得直接报送上级领导个人。
（四）属人事劳动和社会保障局职权范围内的事务，应由人事劳动和社会保障局自行行文或与有关部门联合行文。须经同级人民政府审批的有关事项，经同级人民政府授权或同意，可以由人事劳动和社会保障局行文，文中应当注明“经同级人民政府授权”或“经同级人民政府同意”。
（五）“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。“报告”不得夹带请示事项。
（六）人事劳动和社会保障局对涉及其他部门职权范围内的事项未与有关部门协商或协商意见不一致时，不得向下行文。
四、发文办理
（一）发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、复核、签发、缮印、用印、登记、分发等程序。
（二）草拟公文应当做到：
1.符合国家的法律、法规及其他有关规定。
2.情况真实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，贯彻局党组及局领导的工作部署，直述不曲，字迹规范，标点正确，篇幅力求简短。办公室审稿的重点是：行文方式是否妥当，公文格式是否规范、正确，遣词造句是否恰当、准确，标点符号是否规范，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。
3.公文的文种应当根据行文目的、本单位的职权及与主送机关的行文关系确定。
4.拟制紧急公文，应根据实际需要确定紧急程度。
5.人名、地名、数字、行文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
6.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
7.应使用国家法定计量单位。
8.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
9.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（三）人事劳动和社会保障局主办的公文，如涉及其他单位职权范围内的事项，应主动与有关单位协商，取得一致意见后行文；如有分歧，经充分协商仍不能取得一致，应列明各方理据并提出建设性意见报同级人民政府协调或裁定。
（四）县人事劳动和社会保障局各股室在办文中要加强协调，凡业务涉及其他股室的，主办股室应主动与有关股室协商，协办股室应积极配合，如取得一致意见，可进行下步发文程序。
（五）以县人事劳动和社会保障局名义制发公文的拟写送签程序：主办股室工作人员拟定初稿。办公室按规定对文稿进行审核（若属密级文稿，由保密专职人员审稿和登记），由主办股室和经办人送局领导签发，再到办公室登记编号。
与其他单位（部门）联合发文的，人事劳动和和社会保障局主办的公文，应由局领导签发后再送有关单位（部门）会签，若有修改意见应及时向签发领导反馈；其他单位（部门）主办的公文，应由人事劳动和社会保障局相关业务股室送局领导会签。
（六）签批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和日期，其他签批人签阅视为同意。
（七）上行文、平行文或下行文呈领导签发。需翻译维、蒙文的文件经局领导签发后，由主办股室译制。
（八）凡以县人事劳动和社会保障局名义制发的公文，由办公室统一编号。公文正式印制前，办公室应当进行复核。重点是审核签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
（九）综合性文件和材料由办公室装订、业务股室配合；业务股室其他文件和材料由各业务股室装订、分发。
（十）县人事劳动和社会保障局印章由办公室设专人保管和使用，县人事劳动和社会保障局印章和股室印章不得在局机关以外使用。
五、收文办理
（一）收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
（二）除由局领导直接布置安排的工作外，外单位发来需要办理的公文一律由办公室签收。 收到各部门报送的公文，办公室应当进行审核、筛选。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律法规及其他有关规定；涉及其他单位职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
（三）经办公室审核筛选需要办理的公文，办公室应当及时呈局领导批示。经审核不属本局办理的公文应及时退回，并说明原因。两办交办的公文、党委政府领导的批示件、人大代表议案（建议）及政协委员提案，由办公室负责督办。紧急公文，应当明确办理时限。
重要公文、一般业务性公文、资料等由办公室呈送局领导阅批后，按业务归属分发各有关股室和经办人阅处。
（四）人民政府批转人事劳动和社会保障局办理的有关部门请示解决问题的公文，属于人事劳动和社会保障局职权范围内的事项由人事劳动和社会保障局直接报人民政府办公室；需要请示人民政府的事项，以人事劳动和社会保障局名义请示人民政府。
（五）有关股室收到交办的公文后应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本股室职权范围内的或不宜由本股室办理的，应当及时退回办公室并说明理由。
（六）紧急公文，主办股室经办人持文件与协办股室协商、会签；重要的问题，由局领导及时召集有关股室负责人协商。
（七）审批公文时，对有具体请求事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签阅视为同意；没有请示事项的，签阅表示已阅知。
六、公文立卷、归档
（一）公文办理完毕，应当根据《中华人民共和国档案法》和《县人事劳动和社会保障局档案管理制度》及时整理立卷，电报以及相关附件随同文件一起立卷，确定保管期限，按照有关规定向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。
（二）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理立卷，要保证归档公文的齐全、完整，能反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。公文的整理管理（立卷）、归档，由办公室指定专人负责。
（三）联合办理的公文，原件由主办单位立卷、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。
（四）拟制、修改和签批公文，应当使用钢笔或碳素笔（不得使用纯蓝书写液），不得使用铅笔和圆珠笔，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。不得在文稿装订线以外书写。
七、公文管理
（一）公文由办公室专职人员负责收发、审核、用印、传递和销毁。
（二）密级公文非经发文机关同意不得复印或翻印。
（三）公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章，视同正式文件妥善保管。
（四）经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。同时由发文单位印制少量文本，供存档备查。
（五）传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。秘级文件必须专人管理，文件移交必须办理移交接手续。利用计算机、传真机传输密级公文，必须采用符合规定的加密装置，严禁使用未经党委机要科批准的计算机网络、传真机传输带密级公文。
（六）销毁绝密级公文（含密码电报），应当进行登记。销毁秘密公文的组织和监销工作由办公室负责，到指定场所由二人以上监销，要保证不泄密、不丢失、不漏销。公文和内部资料的销毁由办公室负责组织实施，各股室不得擅自出售和销毁。
（七）密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
（八）公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。
经办机构及电话：办公室（4022137）